Что же входит в услуги свадебного агентства, распорядителя, координатора Marmelad Wedding?

ФИНАНСОВАЯ ЧАСТЬ

  • Предварительный РЕАЛЬНЫЙ расчет вашей свадьбы. Во время подготовки — контроль и оптимизация бюджета. Постоянный анализ рынка и поиск наиболее выгодных предложений для клиента.
  • Составление удобного графика оплат.

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

  • Проверка и составление Договоров с площадкой и подрядчиками профессиональным юристом. Внесение корректировок. Мы знаем на что обратить внимание, какие пункты следует убрать, а какие добавить, чтобы обезопасить себя от неприятных сюрпризов в дальнейшей подготовке.
  • Составление сопутствующей документации на каждом этапе подготовки – технические задания, чек листы, схемы расстановки мебели, тайминги, списки персонала и ввозимого/вывозимого оборудования и т.д.

24/7 МЫ НА СВЯЗИ

Круглосуточная помощь и поддержка в любом свадебном вопросе. Неограниченное кол-во личных встреч. Уютный офис в центре города, либо мы можем подъехать в удобное для вас место

 

ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ

СТИЛЬ И ЗАДАЧИ

Изучение истории пары (анкета-опросник про ваше знакомство, образ жизни, увлечения и т.д.). Определение стиля и зон декоративного оформления. Проработка основных позиций сценария и наполнения свадьбы артистами (музыкальные /танцевальный коллективы, шоу номера и т.д.).

ПОДБОР ПЛОЩАДКИ

  • Подборка площадок, наиболее подходящих по стилистике, функциональности, отдаленности и ценовой политике, свободных на вашу дату
  • Планирование просмотров, совместные поездки в удобное для вас время
  • Сравнительная таблица понравившихся вариантов по цене, описание всех плюсов и минусов, особенностей площадки
  • Проработка Договора с площадкой, внесение корректировок, подписание и внесение предоплаты. Мы берем на себя все поездки на площадку, связанные с этапами оплаты и другими рабочими моментами.

ДЕКОР

  • Детальная проработка первоначальных референсов по оформлению, с учетом выбранной площадки.
  • Составление технического задания декоратору, обсуждение совместных идей, рациональное распределение бюджета на декор
  • Совместная встреча с декоратором, презентация проекта клиенту, мудборды, наброски визуализаций.
  • Заключение Договора с декоратором, внесение предоплаты
  • Поездка на площадку для снятия замеров с декоратором, корректировки проекта, оптимизация бюджета
  • Визуализация основных зон оформления, финальное согласование сметы
  • Контроль этапов подготовки, своевременное извещение об изменениях в кол-ве гостей, столов и т.д.

ОБРАЗЫ ПАРЫ И ДРЕСС КОД ГОСТЕЙ

  • Помощь в создании гармоничных образов невесте и жениху, составление мудбордов, рекомендации салонов платьев/костюмов/обуви/колец и других аксессуаров
  • Сопровождение во время примерок
  • При необходимости подбор профессионального стилиста-имиджмейкера
  • Подбор стилиста по волосам и визажиста для невесты
  • Составление палитры дресс кода для гостей свадьбы

ПРИГЛАШЕНИЯ

  • Проработка ваших референсов или наша подборка с учетом стиля и концепции свадьбы
  • Помощь с составлением текста приглашения
  • Составление технического задания для дизайнера-разработчика.
  • Просчет печати/изготовления (пластик, дерево, иные материалы)/разработки сайта, мобильного приложения в разных фирмах, сравнение и выбор оптимального варианта, предоставление полной информации клиенту
  • Согласование и корректировка макетов пока не придем к идеальному решению
  • Контроль сроков изготовления приглашений
  • Рассылка пригласительных по электронной почте или транспортными компаниями в разные города и страны

ВЕДУЩИЙ/ДИДЖЕЙ

  • Подборка ведущих со ссылками на промо материалы: видео-ролики, сайт, инстаграм-аккаунт
  • Совместная личная встреча(или скайп) с понравившимися кандидатами
  • Заключение Договора, внесение предоплаты
  • Составление тайминга и сценария вечера с проработкой активностей и интерактивов для гостей на основе анкет и фото/видео материалов, полученных от пары
  • Повторная совместная встреча для обсуждения сценария, разных «фишек» и интересных идей, которые можно реализовать на свадьбе
  • Подготовка и заказ реквизита для программы ведущего (анкеты для гостей, лотерея, подарки за интерактивы и т.д.)
  • Взаимодействие с гостями для подготовки творческих сюрпризов
  • Помощь в подборке музыкальных треков на ключевые моменты свадьбы (выездная церемония, первый танец, вынос торта и т.д.)
  • Подбор регистратора для проведения выездной церемонии в случае, если ведущий не берет на себя эту роль

ФОТО/ВИДЕО КОМАНДА

  • Подборка фотографов и видеографов со ссылками на портфолио(сайт). Разъяснение стоимости «пакетов» услуг, сроков готовности и материалов на выходе
  • Совместная личная встреча (или скайп) с выбранными исполнителями
  • Подбор локаций для съемки, разработка сценария утра невесты
  • Заключение Договора, внесение предоплаты
  • После свадьбы -контроль сроков готовности фото/видео материалов. Передача паре готового результата.

ШOУ ПРОГРАММА И СПЕЦЭФФЕКТЫ

  • Составление предложения по музыкальным/танцевальным коллективам со ссылками на промо материалы
  • Подборка шоу номеров (световое, огненное, иллюзионное и т.д.) в зависимости от задач
  • Работа с приглашенной «звездой» (организация выступления, обеспечение райдеров)
  • Согласование с площадкой использования спэцэффектов (тяжелого дыма, конфетти, холодных фонтанов, запуск феерверка и т.д.)

СОГЛАСОВАНИЯ С ПЛОЩАДКОЙ И БАНКЕТНОЙ СЛУЖБОЙ

  • Деловая переписка и переговоры с менеджером площадки по организационным вопросам
  • Поездки на площадку для замеров, внесения предоплат и решения прочих моментов, требующих личного присутствия
  • Составление фуршетного и банкетного меню на основе пожеланий от клиента, расчет выхода блюд, оптимизация бюджета
  • Расчет напитков, заказ алкоголя у компании-поставщика
  • Зонирование и составление схемы расстановки мебели
  • Написание технического задания для персонала площадки и тайминга подачи блюд
  • Согласование своего торта и условий его хранения
  • Согласование заезда на монтаж/демонтаж, составление пропускных списков персонала, перечня ввозимого оборудования и декора

ТРАНСФЕРЫ

  • Подбор и заказ трансфера для передвижения гостей, жениха и невесты
  • Заключение договора и внесение предоплаты
  • Составление маршрутных листов для водителей
  • Проработка вариантов передвижения фото/видео команды в случае смены локаций сборов/прогулки/банкета

ТОРТ

  • Подборка фото- вариантов торта в единой с декором стилистике
  • Проработка дизайна и расчет веса торта
  • Подбор кондитерской с учетом особенностей дизайна и вкусовых предпочтений пары
  • Заказ дегустационного набора
  • Составление задания для кондитерской, просчет и заказ свадебного торта

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

  • Подготовка задания для компании-прокатчика светового/звукового/видео оборудования с учетом особенностей площадки и задач мероприятия
  • Выезд на площадку с представителем прокатной компании, встреча с местным техником для решения вопросов распределения мощности и точек подключения стороннего оборудования
  • Анализ сметы по техническому обеспечению, оптимизация бюджета
  • Визуализация застройки сцены и расстановки оборудования на площадке, согласование с клиентом
  • Заключение договора и внесение предоплаты
  • Постановка задач для светорежиссера, звукорежиссера и виджея

ТАЙМИНГИ

  • Составление и рассылка таймингов для пары, площадки, команды
  • Накануне свадьбы обзвон всех подрядчиков и проверка времени прибытия каждого из них
  • Подготовка и печать всей документации по мероприятию

ПРОЧИЕ УСЛУГИ НА ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ

  • Помощь в подборе отеля /апартаментов/студии для сборов невесты и жениха
  • Бронирование проживания и для гостей согласно спискам от клиента
  • Подготовка бытового райдера работающей на свадьбе команды или приглашенного артиста (закупка напитков, сендвичей, заказ горячего питания)
  • Подбор хореографа для постановки свадебного танца
  • Разработка дизайна и заказ книги пожеланий, шкатулки для колец, бокса для денежных подарков и т.д.
  • Заказ кальянов, выездного коктейльного бара, станции мороженого и т.д.
  • Заказ зонтов на случай дождя, пледов в прохладное время года, накладок на каблуки в случае нахождения гостей на земле/траве и прочие мелочи, о которых вы можете даже не вспомнить
  • По желанию пары репетиция выездной церемонии на площадке

 

ДЕНЬ СВАДЬБЫ

ЛИЧНЫЙ КООРДИНАТОР ПАРЫ

  • Прием букета, бутоньерки
  • Встреча фото/видео команды, обзор локаций для съемки
  • Решение бытовых вопросов (принести кофе, отпарить платье, пришить пуговицу, одеть фату и т.д.)
  • Психологическая помощь и поддержка невесты и жениха перед волнительными моментами
  • Помощь и сопровождение во время прогулки- фотосета (поправить макияж, прическу, понести шлейф платья и т.д.)
  • Контроль тайминга
  • Организация логистики и трансфера для пары, расчёт с водителем
  • Помощь в Загсе или на церемонии венчания в церкви
  • Организация фуршетной части (шампанское, закуски) после регистрации и во время прогулки с гостями
  • Помощь в любом вопросе во время банкетной части (заменить туфли, поправить макияж, переодеть платье для танца и т.д.)

ПЛОЩАДКА

  • Прием координатором площадки перед началом монтажа
  • Контроль заезда/разгрузки/монтажа декораторов и сотрудников арендных компаний по декору, мебели, оборудованию. Пересчет ввозимых позиций и подписание актов.
  • Контроль расстановки мебели согласно схеме
  • Контроль работы банкетной службы –подготовка текстиля, посуды, своевременная сервировка и т.д. Планерка с банкетным менеджером по особенностям гостевого меню, таймингу выноса блюд, питанию персонала.
  • Планерка с ведущим и диджеем
  • Проверка работы звукового/светового/видео оборудования, пробный запуск контента
  • Встреча и размещение кавер-группы и других артистов
  • Обеспечение бытового райдера артистов, подготовка гримерной комнаты
  • Прием работы флористов-декораторов, проверка готовности декоративных зон согласно смете и согласованной визуализации проекта, подписание акта с указанием всех арендных позиций и их стоимости
  • Пересчет кол-ва стульев, приборов за столами согласно плану рассадки, распределение именных карточек, внесение корректировок в случае внезапных изменений в количестве гостей
  • Финальная проверка площадки перед приходом гостей
  • Встреча гостей, информирование о зонах активности, помощь в любом вопросе
  • Расселение проживающих в отеле гостей согласно заранее подготовленным спискам
  • Инструктаж родных/друзей пары, участвующих в выездной церемонии (выходы на церемонию, в какой момент выносить кольца и т.д.)
  • Координация выездной церемонии
  • Помощь во время поздравлений/фотосессии пары с гостями (координаторы держат бокс с ден. подарками, забирают цветы, поправляют платье невесте и т.д.)
  • Контроль рассадки гостей за столы, оперативная помощь если кто-то не может найти свое место
  • Контроль за работой официантов
  • Постоянное взаимодействие с ведущим, диджеем, артистами, контроль сценария и программы
  • Прием и оплата торта
  • Своевременная корректировка тайминга кухни (по выносам горячих закусок, горячего, торта) в случае сдвигов в сценарии ведущего
  • Организация питания для команды и приглашенных артистов
  • Помощь с вызовом такси или расселением гостей в отеле
  • Расчет с подрядчиками
  • Закрытие счета с рестораном, сверка алкоголя
  • Контроль загрузки оставшегося алкоголя, подарков, цветов
  • Демонтаж, пересчет и сдача арендных позиций по декору
  • Демонтаж света/звука/видео
  • Сдача площадки менеджеру по акту