Что входит в наши услуги?
Что же входит в услуги свадебного агентства, распорядителя, координатора Marmelad Wedding?
ФИНАНСОВАЯ ЧАСТЬ
- Предварительный РЕАЛЬНЫЙ расчет вашей свадьбы. Во время подготовки — контроль и оптимизация бюджета. Постоянный анализ рынка и поиск наиболее выгодных предложений для клиента.
- Составление удобного графика оплат.
ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ЧАСТЬ
- Проверка и составление Договоров с площадкой и подрядчиками профессиональным юристом. Внесение корректировок. Мы знаем на что обратить внимание, какие пункты следует убрать, а какие добавить, чтобы обезопасить себя от неприятных сюрпризов в дальнейшей подготовке.
- Составление сопутствующей документации на каждом этапе подготовки – технические задания, чек листы, схемы расстановки мебели, тайминги, списки персонала и ввозимого/вывозимого оборудования и т.д.
24/7 МЫ НА СВЯЗИ
Круглосуточная помощь и поддержка в любом свадебном вопросе. Неограниченное кол-во личных встреч. Уютный офис в центре города, либо мы можем подъехать в удобное для вас место
ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ
СТИЛЬ И ЗАДАЧИ
Изучение истории пары (анкета-опросник про ваше знакомство, образ жизни, увлечения и т.д.). Определение стиля и зон декоративного оформления. Проработка основных позиций сценария и наполнения свадьбы артистами (музыкальные /танцевальный коллективы, шоу номера и т.д.).
ПОДБОР ПЛОЩАДКИ
- Подборка площадок, наиболее подходящих по стилистике, функциональности, отдаленности и ценовой политике, свободных на вашу дату
- Планирование просмотров, совместные поездки в удобное для вас время
- Сравнительная таблица понравившихся вариантов по цене, описание всех плюсов и минусов, особенностей площадки
- Проработка Договора с площадкой, внесение корректировок, подписание и внесение предоплаты. Мы берем на себя все поездки на площадку, связанные с этапами оплаты и другими рабочими моментами.
ДЕКОР
- Детальная проработка первоначальных референсов по оформлению, с учетом выбранной площадки.
- Составление технического задания декоратору, обсуждение совместных идей, рациональное распределение бюджета на декор
- Совместная встреча с декоратором, презентация проекта клиенту, мудборды, наброски визуализаций.
- Заключение Договора с декоратором, внесение предоплаты
- Поездка на площадку для снятия замеров с декоратором, корректировки проекта, оптимизация бюджета
- Визуализация основных зон оформления, финальное согласование сметы
- Контроль этапов подготовки, своевременное извещение об изменениях в кол-ве гостей, столов и т.д.
ОБРАЗЫ ПАРЫ И ДРЕСС КОД ГОСТЕЙ
- Помощь в создании гармоничных образов невесте и жениху, составление мудбордов, рекомендации салонов платьев/костюмов/обуви/колец и других аксессуаров
- Сопровождение во время примерок (по желанию невесты)
- При необходимости подбор профессионального стилиста-имиджмейкера
- Подбор стилиста по волосам и визажиста для невесты
- Составление палитры дресс кода для гостей свадьбы
ПРИГЛАШЕНИЯ
- Проработка ваших референсов или наша подборка с учетом стиля и концепции свадьбы
- Помощь с составлением текста приглашения
- Составление технического задания для дизайнера-разработчика.
- Просчет печати/изготовления (пластик, дерево, иные материалы)/разработки сайта, мобильного приложения в разных фирмах, сравнение и выбор оптимального варианта, предоставление полной информации клиенту
- Согласование и корректировка макетов пока не придем к идеальному решению
- Контроль сроков изготовления приглашений и доставки клиенту
ВЕДУЩИЙ/ДИДЖЕЙ
- Подборка ведущих со ссылками на промо материалы: видео-ролики, сайт, инстаграм-аккаунт
- Совместная личная встреча(или скайп) с понравившимися кандидатами
- Заключение Договора, внесение предоплаты
- Составление тайминга и сценария вечера с проработкой активностей и интерактивов для гостей на основе анкет и фото/видео материалов, полученных от пары
- Повторная совместная встреча для обсуждения сценария, разных «фишек» и интересных идей, которые можно реализовать на свадьбе
- Подготовка и заказ реквизита для программы ведущего (анкеты для гостей, лотерея, дизайн-печать подарочных сертификатов и т.д.)
- Взаимодействие с гостями для подготовки творческих сюрпризов
- Помощь в подборке музыкальных треков на ключевые моменты свадьбы (выездная церемония, первый танец, вынос торта и т.д.)
- Подбор регистратора для проведения выездной церемонии в случае, если ведущий не берет на себя эту роль
ФОТО/ВИДЕО КОМАНДА
- Подборка фотографов и видеографов со ссылками на портфолио(сайт). Разъяснение стоимости «пакетов» услуг, сроков готовности и материалов на выходе
- Совместная личная встреча (или скайп) с выбранными исполнителями
- Подбор локаций для съемки, разработка сценария утра невесты
- Заключение Договора, внесение предоплаты
- После свадьбы -контроль сроков готовности фото/видео материалов. Передача паре готового результата.
ШOУ ПРОГРАММА И СПЕЦЭФФЕКТЫ
- Составление предложения по музыкальным/танцевальным коллективам со ссылками на промо материалы
- Подборка шоу номеров (световое, огненное, иллюзионное и т.д.) в зависимости от задач
- Работа с приглашенной «звездой» (организация выступления, обеспечение райдеров)
- Согласование с площадкой использования спэцэффектов (тяжелого дыма, конфетти, холодных фонтанов, запуск феерверка и т.д.)
СОГЛАСОВАНИЯ С ПЛОЩАДКОЙ И БАНКЕТНОЙ СЛУЖБОЙ
- Деловая переписка и переговоры с менеджером площадки по организационным вопросам
- Поездки на площадку для замеров, внесения предоплат и решения прочих моментов, требующих личного присутствия
- Составление фуршетного и банкетного меню на основе пожеланий от клиента, расчет выхода блюд, оптимизация бюджета
- Расчет напитков, заказ алкоголя у компании-поставщика
- Зонирование и составление схемы расстановки мебели
- Написание технического задания для персонала площадки и тайминга подачи блюд
- Согласование своего торта и условий его хранения
- Согласование заезда на монтаж/демонтаж, составление пропускных списков персонала, перечня ввозимого оборудования и декора
ТРАНСФЕРЫ
- Подбор и заказ трансфера для передвижения гостей, жениха и невесты
- Заключение договора и внесение предоплаты
- Составление маршрутных листов для водителей
- Проработка вариантов передвижения фото/видео команды в случае смены локаций сборов/прогулки/банкета
ТОРТ
- Подборка фото- вариантов торта в единой с декором стилистике
- Проработка дизайна и расчет веса торта
- Подбор кондитерской с учетом особенностей дизайна и вкусовых предпочтений пары
- Заказ дегустационного набора
- Составление задания для кондитерской, просчет и заказ свадебного торта
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
- Подготовка задания для компании-прокатчика светового/звукового/видео оборудования с учетом особенностей площадки и задач мероприятия
- Выезд на площадку с представителем прокатной компании, встреча с местным техником для решения вопросов распределения мощности и точек подключения стороннего оборудования
- Анализ сметы по техническому обеспечению, оптимизация бюджета
- Визуализация застройки сцены и расстановки оборудования на площадке, согласование с клиентом
- Заключение договора и внесение предоплаты
- Постановка задач для светорежиссера, звукорежиссера и виджея
ТАЙМИНГИ
- Составление и рассылка таймингов для пары, площадки, команды
- Накануне свадьбы обзвон всех подрядчиков и проверка времени прибытия каждого из них
- Подготовка и печать всей документации по мероприятию
ПРОЧИЕ УСЛУГИ НА ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ
- Помощь в подборе отеля /апартаментов/студии для сборов невесты и жениха
- Бронирование проживания и для гостей согласно спискам от клиента
- Подготовка бытового райдера работающей на свадьбе команды или приглашенного артиста (закупка напитков, сендвичей, заказ горячего питания)
- Подбор хореографа для постановки свадебного танца
- Разработка дизайна и заказ книги пожеланий, шкатулки для колец, бокса для денежных подарков и т.д.
- Заказ кальянов, выездного коктейльного бара, станции мороженого и т.д.
- Заказ зонтов на случай дождя, пледов в прохладное время года, накладок на каблуки в случае нахождения гостей на земле/траве и прочие мелочи, о которых вы можете даже не вспомнить
- По желанию пары репетиция выездной церемонии на площадке
ДЕНЬ СВАДЬБЫ
ЛИЧНЫЙ КООРДИНАТОР ПАРЫ
- Прием букета, бутоньерки
- Встреча фото/видео команды, обзор локаций для съемки
- Решение бытовых вопросов (принести кофе, отпарить платье, пришить пуговицу, одеть фату и т.д.)
- Психологическая помощь и поддержка невесты и жениха перед волнительными моментами
- Помощь и сопровождение во время прогулки- фотосета (поправить макияж, прическу, понести шлейф платья и т.д.)
- Контроль тайминга
- Организация логистики и трансфера для пары, расчёт с водителем
- Помощь в Загсе или на церемонии венчания в церкви
- Организация фуршетной части (шампанское, закуски) после регистрации и во время прогулки с гостями
- Помощь в любом вопросе во время банкетной части (заменить туфли, поправить макияж, переодеть платье для танца и т.д.)
ПЛОЩАДКА
- Прием координатором площадки перед началом монтажа
- Контроль заезда/разгрузки/монтажа декораторов и сотрудников арендных компаний по декору, мебели, оборудованию. Пересчет ввозимых позиций и подписание актов.
- Контроль расстановки мебели согласно схеме
- Контроль работы банкетной службы –подготовка текстиля, посуды, своевременная сервировка и т.д. Планерка с банкетным менеджером по особенностям гостевого меню, таймингу выноса блюд, питанию персонала.
- Планерка с ведущим и диджеем
- Проверка работы звукового/светового/видео оборудования, пробный запуск контента
- Встреча и размещение кавер-группы и других артистов
- Обеспечение бытового райдера артистов, подготовка гримерной комнаты
- Прием работы флористов-декораторов, проверка готовности декоративных зон согласно смете и согласованной визуализации проекта, подписание акта с указанием всех арендных позиций и их стоимости
- Пересчет кол-ва стульев, приборов за столами согласно плану рассадки, распределение именных карточек, внесение корректировок в случае внезапных изменений в количестве гостей
- Финальная проверка площадки перед приходом гостей
- Встреча гостей, информирование о зонах активности, помощь в любом вопросе
- Расселение проживающих в отеле гостей согласно заранее подготовленным спискам
- Инструктаж родных/друзей пары, участвующих в выездной церемонии (выходы на церемонию, в какой момент выносить кольца и т.д.)
- Координация выездной церемонии
- Помощь во время поздравлений/фотосессии пары с гостями (координаторы держат бокс с ден. подарками, забирают цветы, поправляют платье невесте и т.д.)
- Контроль рассадки гостей за столы, оперативная помощь если кто-то не может найти свое место
- Контроль за работой официантов
- Постоянное взаимодействие с ведущим, диджеем, артистами, контроль сценария и программы
- Прием и оплата торта
- Своевременная корректировка тайминга кухни (по выносам горячих закусок, горячего, торта) в случае сдвигов в сценарии ведущего
- Организация питания для команды и приглашенных артистов
- Помощь с вызовом такси или расселением гостей в отеле
- Расчет с подрядчиками
- Закрытие счета с рестораном, сверка алкоголя
- Контроль загрузки оставшегося алкоголя, подарков, цветов
- Демонтаж, пересчет и сдача арендных позиций по декору
- Демонтаж света/звука/видео
- Сдача площадки менеджеру по акту